Så här prioriterar du när allt känns brådskande

Har du dagar då du tittar på din att göralista och precis allt är superviktigt? Allt behöver göras idag eller helst igår? Kanske börjar du till och med känna panik över hur du ska hinna klart med allt innan dagen är slut. Detta är inget ovanligt alls och du är inte på något sätt ensam om att känna så här. Det är svårt att prioritera rätt och därför vill jag hjälpa till med fem frågor du kan använda dig av när du prioriterar.

Stanna upp och analysera

De flesta av oss råkar ut för arbetsdagar som känns stressande. Det är för mycket att göra helt enkelt och tiden är knapp och att göralistan tenderar att fyllas på med mer och mer. Till saken hör att när det är för mycket att göra så blir det svårare att fatta vettiga beslut. Det blir svårare att bestämma i vilken ände det är bäst att börja. För börja måste du ju.

När det blir så här stressigt att svetten nästan börjar rinna ner för pannan finns det egentligen bara en sak att göra. Stanna upp. Stanna upp och se över din lista och analysera varje post som står på den. När du tar uppgift för uppgift och ställer dig själv fem frågor så kommer din dag bli enklare och din energi kommer direkt att öka. Inget mirakel på något sätt utan det handlar om att sätta sig ner och skapa en prioriteringsordning som gör att du får det du behöver få gjort på den tid du har till förfogande.

Så här prioriterar du när allt känns brådskande

När du hamnar i den här stressiga situationen finns fem frågor du kan ställa dig för att skapa en prioriteringsordning som fungerar. Den kräver att du tar en paus och sätter dig ner med din lista och ser över den. Ordentligt. Här är fem frågor du kan använda för att reda ut din att göralista:

1. Vad behöver verkligen bli gjort?
När det känns stressigt finns det ett knep som slår ut alla andra knep och det är att fokusera på enbart idag. Det är enkelt att tro att man ska titta på hela veckans eller månadens arbetsuppgifter och skapa en tidslinje eftersom det ger en känsla av kontroll. Det är inte rätt väg att gå för istället för kontroll kommer du känna dig ännu mer överväldigad.

Det du behöver göra är att fokusera på enbart idag. Vad behöver du få gjort idag? Vad behöver verkligen bli klart?

2. Vilka av dessa brådskande arbetsuppgifter är viktigast?
På din lista borde du ha arbetsuppgifter som alla är viktiga och behöver göras idag. Du behöver komma underfund med vilken uppgift som är viktigast och skapa en prioriteringsordning. Även viktiga och brådskande uppgifter har en prioriteringsordning.

Jag kan förstå att detta kan kännas förvirrande eftersom ju alla arbetsuppgifter på listan är superviktiga. De skulle inte finnas på listan annars.

Nu behöver du ta din viktighetstanke ett steg längre. Vilka konsekvenser kommer du att drabbas av om uppgiften inte blir klar idag? Kommer det påverka någon annan eller kommer din relation med någon att försvåras? Den uppgift som står ut här är den du ska lägga överst på listan och sedan graderar du neråt.

3. Kan någon av dessa brådskande uppgifter delegeras?
No man is an island brukar man ju säga och det är viktigt att komma ihåg det. Nu har du skapat en prioriteringsordning på din viktiglista. På din lista kanske du har uppgifter som helst ska göras idag men ingen kommer att dö om det inte blir gjort.

Är det möjligt för dig att delegera dessa uppgifter till någon annan att göra? Det är alltid värt att ställa sig den frågan. Någon i ditt team kanske kan ta över eller någon annan i din närhet har möjligen expertis att hantera din uppgift åt dig. Det är värt att fråga i alla fall.

4. Vilka uppgifter är viktiga men inte nödvändigtvis brådskande?
Nu har du arbetat med att prioritera de brådskande och viktiga uppgifterna då är det dags att ta en ny titt på listan. Finns det några arbetsuppgifter som är viktiga men inte behöver göras med en gång?

De arbetsuppgiter som hamnar under den här kategorin är ofta större projekt eller kanske strategiarbete. Det är sådant som är svårt att göra på någon timme eller två. Det du gör med dessa är att du tar fram din kalender och blockar tid för dem en annan dag med såpass mycket framförhållning att du blir klar i tid. Skapa deadlines för att vara säker på att du får det gjort.

5. Finns det någon arbetsuppgift som kan tas bort?
Om du är helt ärlig mot dig själv när du tittar på din lista som kommer du hitta sådant som du faktiskt inte behöver göra alls. Det är inte ovanligt att man skapar saker att göra som egentligen inte är relevanta.

Många arbetsuppgifter är det lätt att fortsätta att göra bara för att de alltid funnits där men hur viktigt är det egentligen? På vilket sätt hjälper denna uppgift dig? Det som hamnat i kategorin inte viktigt och inte heller brådskande kan många gånger tar bort helt från listan.

En utmaning, men detta fungerar

Att prioritera är ofta en utmaning och extra mycket när allt verkar vara väldigt viktigt. Är du dessutom stressad blir det som sagt ännu svårare. Jag lovar att dessa fem frågor kommer förenkla en stressig dag och en överfull att göralista.